Quando temos dados disponíveis para iniciar a construção dos relatórios e dashboards, podemos começar as atividades no Power BI que se inicia com a extração dos dados.
Vamos colocar a mão na massa e fazer junto com você um exemplo prático de como usar dados de arquivos .csv e xlsx do Excel em um mesmo arquivo do Power BI. Os arquivos usados nesses exemplos estão disponíveis no final dessa página clicando no botão. Eles estarão no arquivo “Base vendas – Exemplo.zip” que você precisara descompactar.
O Power BI tem diversos conectores que facilitam a extração dos dados em diversas ferramentas diferentes onde as mais comuns já estão disponíveis na área de obtenção de dados e muitas outras estão disponíveis ao clicar no botão “Obter dados”.
Conectando os dados
Vamos iniciar conectando o Power BI aos dados do Excel para o Power BI. O nome do arquivo é “Base vendas – Exemplo.xlsx” disponível no arquivo .zip que você baixou.
Clique no botão “Excel” na “área de dados” identificada na figura acima. Ela vai abrir uma página para você apontar qual é o arquivo que pretende fazer essa conexão. Vá até o diretório onde está localizado o arquivo do Excel, selecione e clique em “abrir”
Irão aparecer 8 opções de seleção, que são 4 planilhas e 4 abas. O grupo de planilha tem os mesmos dados que o grupo de tabelas a diferença é que se tivesse mais de uma tabela criada na mesma planilha do Excel, o Power BI reconheceria as duas planilhas separadamente. Ainda há outra diferença, que deixarei para você entender melhor no vídeo.
Agora, você pode selecionar as tabelas já renomeadas (para facilitar):
- TB_FORNECEDOR
- TB_PRODUTO
- TB_VENDAS
- TB_VENDEDOR
Repare que na lateral direita é apresentado uma previa dos dados da tabela selecionada e os botões “Carregar” e “Transformar dados” irão habilitar.
O botão “carregar dados” vai te importar os dados direto para a área de criação dos dashboards e o “transformar dados” te leva para o editor do Power Query que é um ambiente onde entramos para fazer os tratamentos de dados necessários antes de importa-los.
É sempre bom clicar em transformar dados primeiro para conferir tudo que precisa ser modificado então é isso que vamos fazer aqui.
Sabe aquele relatório que você precisa fazer várias modificações na planilha todas as vezes para atualizar as informações? Seria aqui no ambiente do Power Query que você desenharia essas modificações para que as etapas de transformações fiquem salvas e você ficará livre de ter que repeti-las nas próximas vezes que precisar do relatório atualizado!
Tratando os dados
No ambiente do Power Query temos várias botões na parte superior da tela que auxiliam na transformação dos dados e alguns são inclusive intuitivos, principalmente para quem já tem facilidade com o Excel. No meu curso, eu mostro com mais detalhes essas ferramentas.
Na figura a abaixo, no círculo verde temos as tabelas que selecionamos para fazer os tratamentos. No centro temos a visualização das tabelas e nos círculos vermelhos é onde alteramos o tipo dos dados de cada campo. Na lateral direita no círculos azuis temos as etapas de transformação.
Note que na área de etapas de transformação já existem 4 etapas gravadas que foram feitas automaticamente e que têm as seguintes funções:
- Conexão com o arquivo
- navegação para a aba ou planilha selecionada
- transformação da primeira linha em cabeçalho
- alteração dos tipos de dados por detecção automática
Essas etapas podem ser alteradas ou apagadas conforme a necessidade e as próximas modificações que você fizer vão entrando em etapas subsequentes a etapa selecionada
Essas transformações são traduzidas para a linguagem M que é a linguagem nativa do Power Query e que caso você aprenda ela, terá ainda mais possibilidade de edição.
Para o exemplo, vamos fazer apenas uma transformação. Clicando na tabela vendas, se usar a barra de rolagem para ver as últimas colunas, verá que tem colunas em branco. Se tivéssemos escolhido trazer as tabelas ao invés de abas do Excel, isso não teria acontecido, pois na tabelas nós temos selecionados previamente exatamente as colunas pertencentes e por isso indicamos que a tabela seria melhor do que a seleção da aba do Excel.
Para tratar isso Selecionamos as três colunas segurando a tecla Crtl, e em seguida clicando em “Remover colunas” que aparecerá quando clicar com o botão direito do mouse.
Agora nós vamos trazer o arquivo Bonus.csv para conjunto de dados. No canto superior direito em “Página inicial”, clicamos no botão “Nova Fonte”, selecionando “Texto/CSV” e em seguida clicando em “Conectar” conforme figura abaixo.
Na próxima tela para este caso você pode manter do jeito que está e clicar em Ok.
Você perceberá que os campos vieram concatenados, e para solucionar isso clicamos na guia “Tranformar” e em seguida clicamos em “Dividir Coluna”. e escolhemos “Por demitador”, vai selecionar a opção “Ponto e vírgula” e clicar em “OK”.
E para dividir usar a primeira linha como cabeçalho, ainda na mesa guia, clicamos em “Usar a Primeira Linhas como Cabeçalho”.
Importando os dados
Verificando que os tipos de dados estão correto, agora é só clicar em “Fechar e Aplicar”. Nesse momento os dados passaram a ser importados para a área de construção de relatórios do Power BI e estarão disponíveis para iniciar a construção das medidas e dos visuais do relatório.
Entenda que, enquanto estávamos no ambiente do Power Query, os dados ainda não haviam sido importados e estavam sendo processados na memória RAM do computador por isso uma carga de dados muito pesada e com tratamento de dados excessivos podem trazer complicações. Mas isso que fizemos aqui não faz nem cócegas no Power BI que é muito poderoso.